Les documents RGPD obligatoires pour votre entreprise

Le RGPD impose à toute société qui traite des données à caractère personnel de mettre en place un ensemble de documents précis. Ils vous permettent de maîtriser vos traitements, de sécuriser vos relations avec vos partenaires, et de démontrer votre conformité en cas de contrôle.

⚠️ Un contrôle de la CNIL peut intervenir à tout moment, sans préavis.

 Contrairement à d'autres contrôles administratifs, aucune notification préalable n'est requise. Vos documents doivent donc être prêts et à jour en permanence — et non préparés a posteriori, une fois le contrôle déjà engagé

Les documents à mettre en place

1. Registre des activités de traitement

Le document central de votre conformité : il recense l'ensemble des traitements de données personnelles réalisés par votre entreprise (finalité, données concernées, durée de conservation, mesures de sécurité).

2. Liste des sous-traitants

L'inventaire de tous les prestataires ayant accès à vos données (hébergeur, CRM, outils marketing...), avec leur niveau de conformité RGPD.

3. AIPD (Analyse d'Impact sur la Protection des Données)

Une analyse approfondie obligatoire dès lors qu'un traitement présente un risque élevé pour les personnes concernées (données de santé, biométrie, surveillance à grande échelle...).

4. Documents d'information (Privacy Policy, politique cookies, notices d'information..))

Les documents qui informent vos utilisateurs, clients et salariés sur l'usage fait de leurs données. 

Le format est adapté à votre activité, à la réalité terrain et aux destinataires concernés. 

5. Documents internes contraignants

Vos procédures, politiques et règles internes qui encadrent la façon dont vos équipes manipulent les données personnelles au quotidien.

6. DPA et clauses contractuelles types (SCC)

Les accords de protection des données à signer avec vos sous-traitants, et les clauses contractuelles types en cas de transfert de données hors Union européenne.

7. Registre des violations de données

Le document qui trace tout incident de sécurité impliquant des données personnelles — obligatoire, y compris lorsque l'incident n'est pas notifié à la CNIL.

8. Registre des demandes d'exercice des droits

Le suivi de toutes les demandes reçues de la part des personnes concernées (accès, rectification, effacement...) et des réponses apportées.

9. Tout autre document utile selon votre organisation

Selon votre activité, d'autres documents/mentions peuvent s'avérer nécessaires — par exemple :

  • les mentions d'information intégrées dans les applications ou plateformes web que vous commercialisez,
  • les emails envoyés à vos candidats pour sécuriser votre processus de recrutement,
  • les mentions en bas de page de vos emails de prospection,
  • la collecte du consentement dans des formats appropriés selon le canal utilisé,
  • une LIA (Analyse d'intérêt légitime), requise lorsque vous fondez un traitement sur la base légale de l'intérêt légitime, pour démontrer que cet intérêt prévaut sur les droits et libertés des personnes concernées.
  • une DTIA (analyse d'impact sur les transferts de données), requise dès lors qu'un transfert de données a lieu vers un pays qui n'est pas déjà reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat par une décision de la Commission européenne...etc 

Pourquoi ces documents sont-ils indispensables ?

Au-delà de l'obligation légale, ces documents vous permettent de :

  • Maîtriser les données que vous traitez — savoir précisément quelles données vous collectez, pourquoi, et combien de temps vous les conservez
  • Maîtriser vos destinataires — connaître le niveau de conformité de chaque partenaire ou sous-traitant ayant accès à vos données
  • Anticiper les risques — analyser les risques liés aux traitements sensibles et prévoir les mesures pour les réduire
  • Démontrer votre conformité — auprès de vos clients, de vos prospects, et de la CNIL en cas de contrôle

Ces documents ne sont pas figés : 

ils doivent être mis à jour régulièrement pour rester alignés avec vos projets, vos sous-traitants et vos process internes.

My DPO Partner vous accompagne dans la durée pour garantir que votre conformité reste réelle, pas seulement documentée sur le papier.

Bon à savoir : 

Dois-je mettre en place tous ces documents ?

Non — la liste est adaptée à votre secteur d'activité et à vos traitements de données. Un audit préalable permet d'identifier précisément ce qui s'applique à votre situation.

Qui rédige ces documents ?

My DPO Partner vous accompagne dans leur rédaction et leur mise à jour.

À quelle fréquence faut-il les mettre à jour ?

Dès qu'un nouveau traitement, un nouveau sous-traitant ou un changement de process intervient dans votre entreprise. Un point de suivi régulier est recommandé.

« La protection des données, c’est avant tout le respect de la dignité humaine. »


— Helen Dixon, commissaire à la protection des données en Irlande